منشئ الفواتير: الفواتير المبدئية والتجارية

الفاتورة المبدئية وثيقة تجارية تمهيدية يُصدرها البائع قبل إتمام البيع. تبدو كالفاتورة — أطراف وبضاعة وكميات وأسعار وعملة وشروط — لكنها تعمل عمل عرضٍ منظَّم لا مطالبةٍ بالدفع. يستخدمها المشترون لتأكيد الصفقة داخلياً، وترتيب التمويل أو الاعتماد المستندي، وفي أسواق كثيرة لطلب رخص الاستيراد أو الموافقات السابقة للشحن.

ولأن شيئاً لم يُبَع بعد، تُعامَل الفاتورة المبدئية عادةً معاملة عرض السعر. فإذا أكّد المشتري، انتقلت البيانات نفسها إلى الطلب، ثم إلى الفاتورة التجارية التي توثّق الصفقة الفعلية.

الفاتورة التجارية هي الوثيقة التي توثّق البيع الفعلي بين المصدّر والمستورد، وهي من المستندات الأساسية في الشحن الدولي: تعتمد عليها السلطات الجمركية في التصنيف والتقييم، وتستند إليها المصارف في المدفوعات المستندية، وترافق مستندات النقل حتى التخليص في بلد الوصول.

الفاتورة التجارية السليمة تبيّن من باع ماذا لمن، وبأي سعر وعملة، وتحت أي شرط إنكوترمز، وكيف رُتّب الدفع. والفواتير المتناقضة أو الناقصة من أكثر أسباب استفسارات الجمارك التي تؤخّر الشحنات، ولذلك تستحقّ التفاصيل عنايةً قبل تحرّك البضاعة.

التوقيت. المبدئية تسبق تأكيد الصفقة، والتجارية تليه. الغرض. المبدئية تدعم قرار المشتري والإجراءات السابقة للشحن، والتجارية توثّق البيع أمام الجمارك والمصارف والمحاسبة. الصفة. المبدئية عرض سعر في العموم ولا تُنشئ بذاتها التزاماً بالدفع، أما التجارية فتوثّق المبالغ المستحقّة فعلاً بموجب الشروط المتفق عليها.

وفي التجارة اليومية تبدو الوثيقتان متطابقتين تقريباً — الأطراف نفسها والبضاعة نفسها والأسعار نفسها. وهذا مقصود: فالفاتورة المبدئية المُعدّة جيداً تعني أن الفاتورة التجارية النهائية تصدر بلا مفاجآت، وأن كلتيهما تبقى متّسقة مع قائمة التعبئة ومستندات النقل.

1. المصدّر والمرسَل إليه. الاسمان القانونيان الكاملان والعنوانان مع بيانات الاتصال. 2. رقم الفاتورة وتاريخها. مرجع فريد تستطيع الجمارك والمصارف تتبّعه. 3. وصف البضاعة. صياغة واضحة محدَّدة — فالأوصاف العامة تستدعي استفسارات الجمارك. 4. رمز النظام المنسّق. أضف التصنيف التعريفي متى عُرف؛ فهو يحدّد معاملة الرسوم في بلد الوصول. 5. الكميات وأسعار الوحدة والإجماليات. اذكر الوحدة وسعرها وإجمالي كل بند بعملة واحدة.

6. شرط الإنكوترمز. الشرط المتفق عليه (EXW، FOB، CIF، DAP…) يحدّد أي التكاليف داخلة في قيمة الفاتورة. 7. شروط الدفع. دفعة مقدَّمة أو رصيد أو ترتيبات مستندية. 8. المبلغ كتابةً. تطلب جهات ومصارف كثيرة كتابة الإجمالي بالحروف. 9. بيانات المصرف والإقرار والتوقيع والختم. اختم الوثيقة ببيانات حساب البائع وتوقيع مفوَّض.

تختلف المتطلبات باختلاف بلد الوصول وباختلاف الصفقة، فتبقى السلطة الجمركية المستقبِلة هي المرجع النهائي. وتراجع المتوسط - ميدترانس مستندات الشحنة ضمن تحضير عرض السعر والتخليص.