Rechnungsgenerator: Proforma- und Handelsrechnungen

Eine Proformarechnung ist ein vorläufiges Handelsdokument, das der Verkäufer vor dem Abschluss eines Verkaufs ausstellt. Sie sieht aus wie eine Rechnung — Parteien, Waren, Mengen, Preise, Währung und Bedingungen —, wirkt aber als strukturiertes Angebot und nicht als Zahlungsaufforderung. Käufer nutzen sie, um das Geschäft intern zu bestätigen, eine Finanzierung oder ein Akkreditiv zu arrangieren und in vielen Märkten Einfuhrgenehmigungen oder Vorabfreigaben zu beantragen.

Da noch nichts verkauft wurde, gilt eine Proformarechnung normalerweise als Angebot. Sobald der Käufer bestätigt, fließen dieselben Angaben in die Bestellung und später in die Handelsrechnung ein, die das tatsächliche Geschäft dokumentiert.

Die Handelsrechnung ist das Dokument, das den tatsächlichen Verkauf zwischen Exporteur und Importeur festhält. Sie gehört zu den Kerndokumenten des internationalen Versands: Zollbehörden nutzen sie als Grundlage für Einreihung und Wertermittlung, Banken beziehen sich im Dokumentengeschäft auf sie, und sie begleitet die Transportdokumente durch die Abfertigung am Bestimmungsort.

Eine saubere Handelsrechnung nennt, wer was an wen verkauft hat, zu welchem Preis und in welcher Währung, unter welcher Incoterm-Klausel und wie die Zahlung geregelt ist. Widersprüchliche oder unvollständige Rechnungen zählen zu den häufigsten Gründen, aus denen Zollrückfragen eine Sendung verzögern — deshalb verdienen die Angaben Sorgfalt, bevor die Ware bewegt wird.

Zeitpunkt. Die Proformarechnung kommt vor der Bestätigung des Geschäfts, die Handelsrechnung danach. Zweck. Die Proformarechnung stützt die Entscheidung des Käufers und die Formalitäten vor dem Versand; die Handelsrechnung dokumentiert den Verkauf für Zoll, Banken und Buchhaltung. Status. Eine Proformarechnung ist in der Regel ein Angebot und begründet für sich genommen keine Zahlungspflicht; die Handelsrechnung hält die nach den vereinbarten Bedingungen tatsächlich fälligen Beträge fest.

Im Tagesgeschäft sehen beide Dokumente oft nahezu gleich aus — dieselben Parteien, dieselben Waren, dieselben Preise. Das ist beabsichtigt: Eine gut vorbereitete Proformarechnung bedeutet, dass die endgültige Handelsrechnung ohne Überraschungen ausgestellt werden kann und beide mit Packliste und Transportdokumenten übereinstimmen.

1. Exporteur und Empfänger. Vollständige Firmennamen und Anschriften mit Kontaktdaten. 2. Rechnungsnummer und -datum. Eine eindeutige Referenz, die Zoll und Banken nachverfolgen können. 3. Warenbeschreibung. Klare, konkrete Formulierung — pauschale Beschreibungen ziehen Zollrückfragen nach sich. 4. HS-Code. Die Tarifeinreihung angeben, soweit bekannt; sie bestimmt die Abgabenbehandlung am Bestimmungsort. 5. Mengen, Einzelpreise und Summen. Einheit, Preis je Einheit und Positionssummen in einer Währung angeben.

6. Incoterm-Klausel. Die vereinbarte Klausel (EXW, FOB, CIF, DAP…) legt fest, welche Kosten im Rechnungswert enthalten sind. 7. Zahlungsbedingungen. Anzahlung, Restzahlung oder Dokumentengeschäft. 8. Betrag in Worten. Viele Behörden und Banken erwarten die ausgeschriebene Gesamtsumme. 9. Bankverbindung, Erklärung, Unterschrift und Stempel. Schließen Sie das Dokument mit den Kontodaten des Verkäufers und einer zeichnungsberechtigten Unterschrift ab.

Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Bestimmungsland und Geschäft; maßgeblich bleibt daher die empfangende Zollbehörde. MIDTRANS prüft die Versandunterlagen im Rahmen der Angebots- und Abfertigungsvorbereitung.