Générateur de factures : proforma et commerciales

Une facture proforma est un document commercial préliminaire que le vendeur émet avant la conclusion d'une vente. Elle ressemble à une facture — parties, marchandises, quantités, prix, devise et conditions — mais elle fonctionne comme une offre structurée et non comme une demande de paiement. Les acheteurs l'utilisent pour valider l'affaire en interne, monter un financement ou un crédit documentaire et, sur de nombreux marchés, demander des licences d'importation ou des autorisations préalables à l'expédition.

Comme rien n'a encore été vendu, une facture proforma est normalement traitée comme un devis. Une fois l'acheteur confirmé, les mêmes informations passent dans la commande puis, plus tard, dans la facture commerciale qui atteste la transaction réelle.

La facture commerciale est le document qui enregistre la vente réelle entre l'exportateur et l'importateur. C'est l'un des documents essentiels du transport international : les autorités douanières s'en servent comme base de classement et d'évaluation, les banques s'y réfèrent dans les paiements documentaires, et elle accompagne les documents de transport tout au long du dédouanement à destination.

Une facture commerciale nette indique qui a vendu quoi à qui, à quel prix et dans quelle devise, sous quel Incoterm et selon quelles modalités de paiement. Les factures incohérentes ou incomplètes comptent parmi les causes les plus fréquentes de questions douanières retardant une expédition : ces informations méritent donc du soin avant que la marchandise ne bouge.

Moment. La proforma précède la confirmation de la transaction ; la facture commerciale la suit. Objet. La proforma appuie la décision de l'acheteur et les formalités préalables à l'expédition ; la facture commerciale atteste la vente pour la douane, les banques et la comptabilité. Statut. Une proforma est généralement un devis et ne crée pas à elle seule d'obligation de paiement ; la facture commerciale enregistre les montants réellement dus selon les conditions convenues.

Dans la pratique quotidienne, les deux documents se ressemblent souvent presque en tout point — mêmes parties, mêmes marchandises, mêmes prix. C'est voulu : une proforma bien préparée permet d'émettre la facture commerciale finale sans surprise, et les deux restent cohérentes avec la liste de colisage et les documents de transport.

1. Exportateur et destinataire. Raisons sociales et adresses complètes, avec coordonnées. 2. Numéro et date de facture. Une référence unique que la douane et les banques peuvent suivre. 3. Description des marchandises. Formulation claire et précise — les descriptions génériques appellent des questions douanières. 4. Code SH. Indiquez le classement tarifaire lorsqu'il est connu ; il détermine le traitement des droits à destination. 5. Quantités, prix unitaires et totaux. Indiquez l'unité, le prix unitaire et les totaux de ligne dans une seule devise.

6. Incoterm. Le terme convenu (EXW, FOB, CIF, DAP…) définit quels coûts sont inclus dans la valeur facturée. 7. Conditions de paiement. Acompte, solde ou modalités documentaires. 8. Montant en lettres. De nombreuses autorités et banques attendent le total écrit en toutes lettres. 9. Coordonnées bancaires, déclaration, signature et cachet. Terminez le document par les informations bancaires du vendeur et une signature autorisée.

Les exigences diffèrent selon le pays de destination et selon la transaction : l'autorité douanière destinataire reste donc la référence finale. MIDTRANS examine les documents d'expédition dans le cadre de la préparation du devis et du dédouanement.