Конструктор инвойсов: проформа и коммерческий инвойс

Проформа-инвойс — предварительный торговый документ, который продавец выставляет до завершения сделки. Он выглядит как инвойс — стороны, товар, количество, цены, валюта и условия, — но работает как структурированное предложение, а не как требование об оплате. Покупатели используют его для внутреннего подтверждения сделки, организации финансирования или аккредитива, а во многих странах — для получения импортных разрешений или предотгрузочных согласований.

Поскольку продажа ещё не состоялась, проформа обычно рассматривается как коммерческое предложение. После подтверждения покупателем те же данные переходят в заказ, а затем в коммерческий инвойс, который фиксирует фактическую сделку.

Коммерческий инвойс — документ, фиксирующий фактическую продажу между экспортёром и импортёром. Это один из основных документов международной перевозки: таможня использует его как основу для классификации и определения стоимости, банки ссылаются на него в документарных расчётах, и он сопровождает транспортные документы вплоть до оформления в стране назначения.

Корректный коммерческий инвойс показывает, кто, что и кому продал, по какой цене и в какой валюте, на каком условии Инкотермс и как организована оплата. Противоречивые или неполные инвойсы — одна из самых частых причин таможенных запросов, задерживающих отправку, поэтому детали заслуживают внимания до начала перевозки.

Момент выставления. Проформа предшествует подтверждению сделки, коммерческий инвойс следует за ним. Назначение. Проформа поддерживает решение покупателя и предотгрузочные формальности; коммерческий инвойс фиксирует продажу для таможни, банков и бухгалтерии. Статус. Проформа, как правило, является предложением и сама по себе не создаёт обязательства по оплате; коммерческий инвойс фиксирует суммы, фактически причитающиеся по согласованным условиям.

В повседневной торговле оба документа выглядят почти одинаково — те же стороны, тот же товар, те же цены. Это сделано намеренно: хорошо подготовленная проформа означает, что итоговый коммерческий инвойс выставляется без неожиданностей, и оба остаются согласованными с упаковочным листом и транспортными документами.

1. Экспортёр и получатель. Полные юридические наименования и адреса с контактными данными. 2. Номер и дата инвойса. Уникальная ссылка, которую могут отследить таможня и банк. 3. Описание товара. Чёткая, конкретная формулировка — общие описания провоцируют таможенные запросы. 4. Код HS. Укажите тарифную классификацию, если она известна: от неё зависит начисление пошлин в стране назначения. 5. Количество, цены за единицу и итоги. Укажите единицу измерения, цену за единицу и итоги по строкам в одной валюте.

6. Условие Инкотермс. Согласованное условие (EXW, FOB, CIF, DAP…) определяет, какие расходы входят в стоимость по инвойсу. 7. Условия оплаты. Аванс, остаток или документарные расчёты. 8. Сумма прописью. Многие органы и банки ожидают, что итог будет написан словами. 9. Банковские реквизиты, декларация, подпись и печать. Завершите документ реквизитами счёта продавца и подписью уполномоченного лица.

Требования различаются по странам назначения и по сделкам, поэтому окончательным ориентиром остаётся принимающий таможенный орган. MIDTRANS проверяет документы по отправке в рамках подготовки ставки и оформления.