Fatura Oluşturucu: proforma ve ticari faturalar

Proforma fatura, satıcının satış kesinleşmeden önce düzenlediği ön ticari belgedir. Bir faturaya benzer — taraflar, mal, miktar, fiyat, para birimi ve koşullar — ancak ödeme talebi değil, yapılandırılmış bir teklif olarak çalışır. Alıcılar bunu işi kurum içinde onaylatmak, finansman veya akreditif ayarlamak ve birçok pazarda ithalat izni ya da sevkiyat öncesi onay başvurusu yapmak için kullanır.

Henüz hiçbir satış gerçekleşmediği için proforma fatura normalde teklif sayılır. Alıcı teyit ettiğinde aynı bilgiler siparişe, daha sonra da gerçekleşen işlemi belgeleyen ticari faturaya aktarılır.

Ticari fatura, ihracatçı ile ithalatçı arasındaki gerçek satışı kayda geçiren belgedir. Uluslararası taşımacılığın temel belgelerinden biridir: gümrük idareleri onu sınıflandırma ve kıymet tespiti için esas alır, bankalar vesikalı ödemelerde ona atıf yapar ve varışta gümrükleme boyunca taşıma belgeleriyle birlikte yol alır.

Temiz bir ticari fatura; kimin kime neyi, hangi fiyat ve para birimiyle, hangi Incoterms kuralı altında sattığını ve ödemenin nasıl düzenlendiğini belirtir. Tutarsız veya eksik faturalar, gümrük sorularının bir sevkiyatı geciktirmesinin en yaygın nedenlerindendir; bu yüzden yük hareket etmeden önce ayrıntılar özen ister.

Zamanlama. Proforma, işlem teyit edilmeden önce gelir; ticari fatura sonra. Amaç. Proforma, alıcının kararını ve sevkiyat öncesi işlemleri destekler; ticari fatura satışı gümrük, banka ve muhasebe için belgeler. Statü. Proforma genellikle tekliftir ve tek başına ödeme yükümlülüğü doğurmaz; ticari fatura, anlaşılan koşullara göre fiilen doğan tutarları kayda geçirir.

Günlük ticarette iki belge çoğu zaman neredeyse aynı görünür — aynı taraflar, aynı mal, aynı fiyatlar. Bu bilinçlidir: iyi hazırlanmış bir proforma, nihai ticari faturanın sürprizsiz düzenlenebilmesi demektir ve her ikisi de çeki listesi ile taşıma belgeleriyle tutarlı kalır.

1. İhracatçı ve alıcı. Tam yasal unvanlar ve adresler, iletişim bilgileriyle. 2. Fatura numarası ve tarihi. Gümrüğün ve bankaların izleyebileceği tekil bir referans. 3. Malın tanımı. Açık ve belirgin ifade — genel tanımlar gümrük sorularını davet eder. 4. GTİP kodu. Biliniyorsa tarife sınıflandırmasını ekleyin; varışta vergi uygulamasını belirler. 5. Miktarlar, birim fiyatlar ve toplamlar. Birimi, birim fiyatı ve satır toplamlarını tek para biriminde belirtin.

6. Incoterms kuralı. Anlaşılan kural (EXW, FOB, CIF, DAP…) hangi masrafların fatura değerine dâhil olduğunu belirler. 7. Ödeme koşulları. Peşinat, bakiye veya vesikalı düzenlemeler. 8. Tutarın yazıyla yazılması. Birçok idare ve banka toplamın yazıyla yazılmasını bekler. 9. Banka bilgileri, beyan, imza ve kaşe. Belgeyi satıcının hesap bilgileri ve yetkili imzayla kapatın.

Gereklilikler varış ülkesine ve işleme göre değişir; nihai ölçüt malı teslim alan gümrük idaresidir. MIDTRANS, teklif ve gümrükleme hazırlığı kapsamında sevkiyat belgelerini inceler.